Создание сметы

Для создания сметы пройдите по ссылке меню Отчеты персонала → Документы → Смета (UCMS) и нажмите на кнопку «Создать».

В открывшейся форме следует указать:

Вид - выбрать из списка "Заправка ГСМ. Путевой лист";
Подотчетное лицо - выбрать сотрудника управляющего транспортным средством;
Период - установить дату, нажатием на (↔) и двойным кликом выбрав месяц в календаре.

После заполнения вышеперечисленных данных, автоматически в верхней части окна будут заполнены поля Организация и Подразделение (в соответствии с информацией из карточки подотчетного лица).

Затем следует перейти к последовательному заполнению закладок.

Дополнительные данные

На закладке Дополнительные данные в поле Цель расхода автоматически подтягивается значение "Покупка ГСМ". Для указания другой цели, следует нажать на [...] и создать новую.

Детали

В данном подразделе необходимо нажатием на «Заполнить из Excel» загрузить данные о пройденном маршруте сотрудника.

Основное

После того, как был загружен маршрут в подразделе Детали, на основании него, автоматически будут заполнены данные на закладке Основное .

В соответствии с информацией из карточки подотчетного лица и закрепленного за ним транспортного средства, на данной закладке автоматически будут заполнены поля:

Транспортное средство;
Удостоверение водителя;
Марка;
Гос.знак;
ГСМ;
Норма ГСМ

а также рассчитаны значения:

Движение горючего: Расход (норм.) [=НормаГСМ*Пробег/100];
Показания одометра: При возвращении;
Пробег.

Значения в строках движение горючего: Остаток (выезд) и показания одометра: На начало месяца автоматически будут перезаполнены данными из сметы предыдущего периода движение горючего: Остаток (въезд) и показания одометра: При возвращении соответственно.

Информация в строке Остаток (въезд) заполняется сотрудником самостоятельно, после чего, автоматически будет рассчитано значение Расход (факт) [=Остаток(выезд)+Заправка-Остаток(въезд)], а также разница между расходом фактическим и нормированным в поле Экон./Расх [=Расход(норм)-Расход(факт)].

Если данные о ГСМ не было заполнено из карточки транспортного средства подотчетника, при необходимости, следует указать его вручную.

Значение в поле Заправка появиться после заполнения данных о количестве топлива на вкладке Отчет сотрудника, после чего также, произойдет перерасчет в строках Расход (факт) и Экон./Расх.

В нижней части документа также автоматически заполняются данные в строки:

Комментарий - содержит Цель+Период, доступно для редактирования;
Краткое описание - недоступно для редактированияж
Ответственный и Сумма.

Смета

На данной закладке необходимо добавить новую строку (или нажатием на Заполнить по шаблону →Заполнить по шаблону расходы на топливо) с указанием соответствующего топлива в поле Номенклатура, а также установить значения Сумма, Плательщик, и выбрать Форму оплаты.

Обратите внимание, что плательщиком может возникать как подотчетное лицо, так и организация, при этом, будет необходимо только переопределить форму оплаты (со счета корпоративных карт, расчетного счета, топливной карты).